ノーツで、メールルールという機能があります。そのメールルールを使うと、届いたメールを自分の好きなフォルダに篩い分けできますので、その方法について記載いたします。
フォルダの作成方法
メニュー → 作成 → フォルダ → Windowsが開く
無題と出ている部分をフォルダ変更したいフォルダ名を入力して OK を押す。
メールルールの設定方法
アイコンメニューの ツール → メールルール を選択する
たとえば、広告メールが良く来て、いきなりゴミ箱に入れたい場合には、以下のように設定してください。
上半分は、条件設定をするところで、以下の場合には、３つの「または」でつながっているので、３つの条件がひとつでも当てはまるのなら、と理解してください。
下半分は、何をするか？を決めるところです。以下の場合には、「ゴミ箱に入れる（$Trashi）」と指定してあります。
上記の選択ボタンを押すと、以下のWindowが立ち上がるので、ゴミ箱に入れるのか、他のフォルダに入れるのかを選択します。
使い方とその応用
私が、良く使用しているのは、例えばWEBの勉強会や、参加不参加の意思表示を複数名の人から回答をもらうときに、自分で決めたキーワードを件名に入れておき、（例：○○勉強会）回答者からは、件名に参加や不参加等のキーワードを入れて返信してもらいます。
上記であれば、件名に○○勉強会が入っているものについては、指定フォルダに入れておくと、返信メールはすべてそのフォルダに集約されるため、そのフォルダを開いて、フォルダ内のすべてのメールをCtrl+Aで選択し、メニュー 編集 表形式でコピー でコピーしたものをエクセルに貼り付けることで、メールの内容を開かないでも、その内容が一括でわかるようになります。
注意
得意先や重要な人からのメールもフォルダ分けすることができますが、メールボックスからいきなりフォルダに入ってしまうために、重要なのに、逆に見落としてしまう可能性があります。重要な人からのメールは、フォルダよりも、受信ボックス上で、色を付けて目立たせる方が良いと思います。
色を付ける方法は、受信ボックスを開くと、ツールというアイコンがあるので、ツール プリファレンスと開き、メールタブのメッセージマーキングで指定してください。
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