チェックシートはQC７つ道具でありますが、品質管理の面からでなく、仕事の効率を上げてくれるすばらしいツールです。簡単に誰でも作ることができます。ここでは、チェックシートの利点をご紹介させていただこうと思います。
様式
チェックシートは、チェックする項目が、一覧表になっている形で、項目とチェックする場所で構成されております。
ワクチンを接種する前に、体温とか過去の病歴等を記入する様式をイメージしていただければ良いと思います。
目的
品質管理を担当していた時には、このチェックリストの役目は、作業の業務を忘れないためのツールだと思っておりまた。確かに漏れの無い仕事を行う上では、チェックリストは非常に役にたちます。ただ、今までいろいろな業務を行ってきて、本当に思っていることは、チェックリストは、作業効率を上げる非常に役立つツールということがわかり、そのことを伝えたくて、ここに本文を記載しております。
なぜ、作業効率があがるのか？
作業効率があかる理由は、チェックシートに向き合えば、作業することが記載してあるということです。仮にチェックシートが無い場合は、まずは、業務を考えて、何をチェックしなければならないかを考えて、それから、チェックの順番を決めて確認しなければなりません。仕事というのは、限られた時間内にどれだけの成果をあげられるか？というように現代では、変わってきました。大事なのは、同じ作業をするうえで、どれだけ早く行うかが必要で、上記にあげた「考えて」という時間が非常に無駄です。
私の失敗した具体例をあげると、パッケージのデザインチェックを行うという作業を以前から行っておりました。パッケージデザインのチェック作業とは、過大広告になっていないか、JANが正しいか、注意事項が適切であるか、誤字脱字がないか等々を確認する作業で、一人ではその知見も少なく複数の人が、それぞれに確認作業を行うものです。上司からは、各自のチェック項目を明確にすることで、責任を明確にするよう言われておりましたが、私はそれぞれの商品には、それぞれの要求事項や注意点が別々にあるため、各自の責任を分けることについては、ずっと拒んできました。しかし、上記に記載した考える時間が必要で、品目数が多くなってくるとどうしても完全に確認することはできなくなってしまっており、いくつかのデザイン確認ミスが発生して、会社のトップからもお叱りを頂いた経験があります。その商品についての特性や特別な要求事項は、チェックシートで確認した後で、その内容を検討すれば良かったのです。数回の失敗を繰り返した後の今では、本作業はワークフローで各部署でそれぞれにチェックシートを作成してチェックし、さらにそのチェックはいい加減にならないように、2名でチェックを行うことをルールとして、確認したチェックシートファイルをワークフローに添付するという方法に変えて是正といたしました。さらに、最終確認者は、2名で行い、1名が声に出して読み、同じ文章を他の1名が復唱するという方法も採用いたしました。
具体的なチェックシートの例
具体的なチェックシートを以下に挙げてみます。
- 製造機の始業点検・就業点検 （これは必須です）
- 清掃チェックシート
- 買い物リスト
- 思い付いたアイデアを具体的に転機するリスト
- 歓送迎会の参加有無リスト
- 防災時に必要なものリスト
- 等々
とても簡単なものもチェックシートとすることで、覚えている内容を減少させて、脳の記憶領域に余裕も持たせ、時間を有効利用することができます。
人生は時間ですからね
紙からの脱却
最近は、必ず紙で残す必要が無くなってきました。タブレットや携帯電話でもチェックシート（デバイスの場合には、チェックリスト）は確認できるようになってきたと思っております。
プログラムを作成してチェックシート（チェックリスト）を作成するのは、時間がかかるので、以下に、簡単にできるフリーソフトを紹介させていただきます。
最後に
ここでなにが言いたいかは、「チェックシートを作ると仕事が早くなる」ということです。
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