会社のファイルサーバーで各自が好きなよう勝手にフォルダを作っていってしまうと、なにがどこにあるか担当者だけが知っていて、必要なファイルを探そうとしても、なかなか探せないという状況に陥ってしまいます。それを防ぐための対策というか、仕事をスピーディにできるフォルダ構造をご紹介します。
フォルダ名に番号を入れましょう
フォルダの前に、番号を入れましょう。共通で使う人数にもよりますが、2桁か3桁をお勧めします。
番号の次に”_”（アンダーバー）を入れると、フォルダ名が見やすいと思います。
例）010_会社のルール
管理とは、まず番号をつけないとね
ルートの中にあるフォルダは２０程度にしましょう
ルート（一番上のフォルダがある場所）の中にたくさんのフォルダを入れてしまうと、スクロールしてフォルダを探さなければならないので、一度に見渡せるフォルダの数にしましょう。
フォルダの中に入れるフォルダの数も２０程度にしましょう。
また、ルートに直セルファイルを入れるのは、一時的にもやめましょう。それなら、TEMPフォルダを作成して、いつでも削除してよい場所、削除されても怒らないルールの場所に一時的に作業ファイルをいれるようにしましょう。
毎月同じファイルを作成する場合
会議の議事録等、毎月の提出資料等、同じ内容で、中身の違うファイルを保存するには、ある程度の下層のフォルダの下に年度を入れて、その下にファイルを入れることをお勧めします。
歴史が長くなって、年度が２０フォルダ以上になった場合、２０年以上前のファイルはバックアップのみで、通常から削除しても良いように考えております。ファイルサーバーのバックアップは情報システム部さんが保存していると思います。もしも、情報システム部等が無い場合には、ファイルサーバーの管理者を決めて、その人中心に、限りある資源（ファイルサーバー容量）をうまく使うようにしてください。
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