社会人になったら、まずはメモを取ることを始めなければなりません。学生の時には忘れてしまっても問題になることは少なかったと思いますが、社会人となれば、忘れていましたでは通じません。相手の会社、自社、関連している人への多大な迷惑をかけることになります。
メモの重要性
次から次へと情報が入ってくる中で、次々と処理をしていかなければなりませんが、上司からの指示も次から次へ重なってきます。メモを取らなければ、なにの処理が終わっていて、なにを処理していないのかわからなくなり、結局、漏れが出てしまう可能性があります。
すぐ上の上司が、自分への仕事量を把握して調整してくれるとは思わない方が良いです。すぐ上の上司も仕事に追われていることが多く、気にかけてくれるかもしれませんが、仕事量を定量的に把握してもらえるだけの余裕はないのが一般的です。
逆に遠慮がちで指示待ちをしていると、仕事が与えられないと思ってしまうかもしれません。積極的に外線に出て、まずは、自分が会社の窓口になりましょう。
その時にも、メモの用意が必要です。先方がどこの誰で、当社の誰に、どのような要件があるのか、メモしておいて、当社の担当者へつなぐ必要があります。すぐに担当者に繋がればよいですが、担当者も不在であったり、別の電話対応であったりすれば、先方に後ほどこちらから電話が必要であるかどうかを確認して、必要であれば担当者に電話をしてもらう旨の作業がペンディング状態となります。
ペンディング状態は、解決しなければ消えません。解決しないものは、覚えていなければならないのですが、覚えておけない＝＞よって、メモとして記載し、後からわかるようにしておくということです。
地球上で唯一、私たちのみができるスキル
私たちホモサピエンスは、ネアンデルタール人に対して知識も体力も劣っていたのに、ホモサピエンスが現代まで生き残れた理由に、ホモサピエンスは、外部に記録することができたからという話を聞いたことがあります。ホモサピエンスより体形も大きく、脳みその量も大きなネアンデルタール人も集落を形成していましたが、頭が良いネアンデルタール人はすべての人を記憶するだけの記憶容量をもっていて、なにかに記録を取る必要がなかったということです。
逆に、私たちホモサピエンスは、記憶する限界があり、記録することに頼ったおかげで、ルールであるとか、宗教的かもしれない教えを共有でき、後世に伝えることができるようになることで、絶滅しなかったという説です。
地球において、記録するということができる唯一の存在である私たちのこのスキルを、使わなければもったいないと思います。
パソコンを使えるようになりましょう。
私が入社したばかりの時には、パソコンは会社になくて、いわゆるオフコンが中心でした。しかし、今では、パソコンが無い職場を探す方がたいへんです。製造・管理・営業それぞれにその作業は違うと思いますが、どの作業も目的は仕事で、仕事を分析し改善していくのには、データを取り扱う必要があります。データを取り扱うのに、パソコンが必要というわけです。昔にワープロの全盛期があり、文書を印刷するだけの機能に特化していたワープロですが、パソコンをワープロ代わりに使うだけでは非常にもったいないです。
早くパソコンを使えるようになり、仕事ができる人になってもらいたいです。
わたしのいうパソコンが使えるということは、Excelが使えるということです。
今やiPhoneやiPadの次回かもしれませんが、まだまだ仕事を進めていくためには、今はまだパソコンが必要であると思います。
パソコンを使えるようになるための秘訣は、慣れることです。難しく考えずにいろいろ試して見ながら経験を積んでいってください。
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